| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma Moderne Overheid
Geactualiseerd op 29 november 2017

Programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control, informatiemanagement en digitaal werken te realiseren.



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder De Ridder Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Programmadirecteur
Michiel Gorsse
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2018 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Tweede kwartaal 2016:  Integrale dienstverleningsvisie Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen in de maatschappij. Daarbij is inmiddels Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, is de website vernieuwd en is de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, is de informatiebeveiliging verbeterd en het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Doelstelling en gewenst resultaat

Het programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en informatiemanagement te realiseren. De resultaten van het verbeteren van de (digitale en persoonlijke) dienstverlening zijn: meer gebruiksgemak en minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven en efficiencywinst voor de gemeente. Daarnaast streeft het programma ernaar dat innoveren onderdeel wordt van de taken van de afdelingen, in plaats van in programmavorm te (blijven)  organiseren.

Digitale dienstverlening

In 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. De dienstverlening is hierdoor zo veel mogelijk plaats- en tijdonafhankelijk.

Vernieuwde planning & control

In 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus/producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is in 2018 in Leidschendam-Voorburg integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen en de digitale dossiervorming en archivering is op orde. We voldoen aan de gestelde voorschriften. Daarnaast werkt de gemeente met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.



Stand van zaken



Digitale dienstverlening
  1. Inwoners kunnen 24/7 producten en diensten afnemen bij de gemeente mede dankzij de nieuwe website. De focus komt nu te liggen op het aanpassen van de formulieren op de wensen en eisen van inwoners, de vernieuwing van het plaatsen van gemeenteberichten en de inzet van Social Media om inwoners op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de gemeente.
  2. Achter de schermen werkt de gemeente aan het verder stroomlijnen van dienstverleningsprocessen. Met het oog op de implementatie Omgevingswet in het ruimtelijk domein heeft de aanpak van dienstverleningsprocessen hier de prioriteit. De resultaten worden in pilots (samen met inwoners) getoetst.
  3. Het onderzoek naar de mogelijkheden van een digitale parkeerontheffing is afgerond. Momenteel loopt er een aanbesteding voor een pilot digitale parkeerontheffing voor 't Loo gebied. Naar verwachting kan deze na gunning, halverwege het eerste kwartaal van 2018 van start gaan. Bij positieve resultaten kan er in 2019 een digitale uitrol plaatsvinden voor alle blauwe zone gebieden.
  4. In 2017 professionaliseert de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner bij de gemeente worden in één systeem, het zaaksysteem op mijn.overheid.nl. ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijker en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is de afhandeling intern goed te monitoren, wat de dienstverlening ten goede komt. In het eerste kwartaal van 2018 wordt het nieuwe systeem geïmplementeerd en worden de medewerkers opgeleid.
  5. Naar aanleiding van een onderzoek naar de inzet van een digitaal burgerpanel is besloten om ervaring op te doen met een burgerbevragingsapp. In november en december 2017 wordt deze met een interne groep gebruikers getest. Daarna kan hij vanaf begin 2018 extern worden ingezet.
  6. Sinds de zomer 2017 wordt in het Servicecentrum de pilot met de sociale robot Elvie Pepper uitgevoerd. Samen met de leveranciers wordt onderzocht hoe deze robot de dienstverlening kan verbeteren. Na een half jaar wordt de pilot geëvalueerd.
  7. De raad heeft bij de begrotingsbehandeling een motie aangenomen om de samenwerking met andere overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en SVB te verbeteren. Te denken valt aan gezamenlijke spreekuren in het Servicecentrum. Op korte termijn vinden oriënterende gesprekken hierover plaats met deze instanties.

Vernieuwing planning & control

 Zie de aparte verantwoording bij het Project Vernieuwing Planning & Control in het projectenboek.


Informatiemanagement

1. Urban Data Center:  Sinds de opening van het Urban Data Center op 31 augustus is het project Bijstand uitgevoerd. In dit project ging het er om inzicht te krijgen in achtergrondkenmerken van bijstandsgerechtigden (leeftijd, woonwijk, gezinssituatie, aantal jaren in bijstand, werk naast bijstand, arbeidsverleden). Doel hiervan is om gerichter aan de slag te gaan met re-integratie van bijstandsgerechtigden per groep met specifieke kenmerken, om uiteindelijk het aantal bijstandsgerechtigden omlaag te kunnen brengen.

Een tweede project gaat over parkeerboetes. De gemeente wil graag weten hoeveel van de boetes per blauwe zone zijn opgelegd aan bewoners van de zone, bewoners van deze gemeente van buiten de blauwe zone, en bewoners van andere gemeenten. Op basis hiervan kan bijvoorbeeld worden besloten om meer handhaving in te zetten in de zones waar de boetes vooral worden opgelegd aan bewoners van buiten de zone, en minder handhaving in de zones waar boetes vooral terecht komen bij de eigen bewoners.

2. Informatiegestuurd werken: Door de enorme toename van de hoeveelheid informatie en techniek en het meer en slimmer gebruiken van informatie is het mogelijk om de effecten van beleid en uitvoering sneller te monitoren en bij te stellen. De nadruk ligt niet zozeer op het maken van grootste plannen, maar op het kortcyclisch(er) werken: uitvoeren, monitoren, leren en bijstellen. Het programma beoogt de randvoorwaarden in te vullen om informatiegestuurd te kunnen werken. Het gaat dan bijvoorbeeld om randvoorwaarden als organisatie (welke rollen/functies zijn bijvoorbeeld nodig, zowel aan de vraag- als de aanbodkant?) en vaardigheden (welke kennis en vaardigheden zijn nodig?)

3. Informatieveiligheid en Privacy: De gemeente heeft zich de afgelopen 1,5 jaar reeds intensief beziggehouden met privacy. Onderstaand overzicht geeft specifiek de voortgang weer van de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De verwachting is dat de gemeente tijdig aan de door de Autoriteit Persoonsgegevens genoemde stappen zal voldoen.


Bestanden:
10 stappen Autoriteit Persoonsgegevens.pdf (0,09 Mb)

Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hier om vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zo veel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes en social media.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2017 € 656.000 € 550.950 € 165.114 € -60.064
Totaal€ 656.000€ 550.950€ 165.114€ -60.064



Planning

Zie Stand van zaken.



Risicomanagement

Kwaliteit: De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.
Beheermaatregel: Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Bij de uitvoering wordt zo veel mogelijk de aansluiting en samenwerking gezocht met de twee andere programma's, te weten Invoering Omgevinswet en Sociaal Domein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities