| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma Moderne Overheid
Geactualiseerd op 18 mei 2018

Programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control, informatiemanagement en digitaal werken te realiseren.



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder De Ridder Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Programmadirecteur
Michiel Gorsse
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2018 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Tweede kwartaal 2016:  Integrale dienstverleningsvisie Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen. Dit vraagt een flexibele organisatie met flexibele medewerkers. Alle projecten en initiatieven zijn erop gericht deze doelstelling te halen. Inmiddels is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, de website vernieuwd en de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, de informatiebeveiliging verbeterd en het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Resultaten

Het programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en integraal informatiemanagement te realiseren.

Digitale dienstverlening

In 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces via Mijnoverheid.nl te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. in de veranderprocessen werken we, waar mogelijk in pilots en leren continu van elkaar en onze omgeving.

Vernieuwde planning & control

In 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus/producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is in 2018 in Leidschendam-Voorburg integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen en de digitale dossiervorming en archivering is op orde. We voldoen aan de gestelde voorschriften. Daarnaast werkt de gemeente met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.



Stand van zaken



Digitale dienstverlening

1. Inwoners kunnen 24/7 producten en diensten afnemen bij de gemeente mede dankzij de nieuwe website. De focus ligt nu op het aanpassen van de (digitale) formulieren aan de wensen en eisen van inwoners.

2. In 2018 professionaliseert de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner bij de gemeente worden in één systeem, via Mijnoverheid.nl ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijk en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, (subsidie-) aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, waardoor adequaat gehandeld kan worden. In mei en juni van 2018 wordt gestart met de organisatiebrede implementatie van het nieuwe systeem en worden alle medewerkers opgeleid. Eind 2018 zijn de eerste (post-)processen in Mjinoverheid.nl in te zien. Planning is dat medio 2019 alle processen zijn geïmplementeerd.

3. Achter de schermen werkt de gemeente aan het verder stroomlijnen van dienstverleningsprocessen. Met het oog op de implementatie Omgevingswet heeft de aanpak van die dienstverleningsprocessen in het ruimtelijk domein de prioriteit. Wat digitaal kan, wordt digitaal gemaakt. De resultaten worden in pilots getoetst. Rond de zomer worden de eerste resultaten verwacht.
In dit kader noemen we ook de koppeling BAG (lokale Basisregistratie Adressen en Gebouwen) met de BGT (landelijke Basiskaart Grootschalige Topografie). Als eerste in Nederland kunnen we alle mutaties in BAG direct doorzetten naar de BGT, die daarmee nog beter up-to-date is. Inwoners, bedrijven en ketenpartners beschikken over kwalitatief betere informatie en zijn sneller op de hoogte van veranderingen in de buitenruimte.

4. De gemeente heeft op steeds meer gebieden een online publicatieplicht. Vooruitlopend op de wettelijke eis om de Gemeenteberichten digitaal te gaan publiceren, wordt onderzocht hoe, met gebruikmaking van nieuwe media, een zo groot mogelijk groep inwoners kan worden bereikt. Planning is om het vooronderzoek voor het zomerreces af te ronden.

5. Sinds de zomer 2017 wordt in het Servicecentrum de pilot met de sociale robot Elvie Pepper uitgevoerd. Samen met de leveranciers is onderzocht hoe deze robot de dienstverlening kan verbeteren. Inmiddels kan Elvie bezoekers ontvangen en doorverwijzen, ook in het Engels, zij weet waar de bezoeker voor komt en vraagt of deze de juiste bescheiden (pasfoto’s, etc) bij zich heeft. De volgende stap is dat Elvie de informatiezuil, inclusief volgnummerapparaat volledig kan vervangen.

6. De aanbesteding voor de pilot digitale parkeerontheffing  in 't Loo heeft niet tot een gunning geleid. Een nieuwe opdracht wordt voorbereid, waarbij de pilot april 2019 moet zijn afgerond. Bij positief resultaat kan de digitalisering voor alle blauwe zones worden ingevoerd.

7. De raad heeft bij de begrotingsbehandeling 2018 een motie aangenomen om de samenwerking met andere overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en SVB te verbeteren. Te denken valt aan voorlichtingsbijeenkomsten en gezamenlijke spreekuren in het Servicecentrum. In januari heeft een eerste oriënterende bespreking met de SVB plaatsgevonden. Ervaringen van pilots bij andere gemeenten worden betrokken bij het vervolg. Eind mei vindt een vervolggesprek met de SVB plaats, waarna de samenwerking na de zomer kan worden gestart.

8. Met de Upinionapp willen we een moderne manier van communiceren met de inwoners bereiken. Inmiddels hebben 292 inwoners de app op hun telefoon. We hebben gevraagd in welke wijk mensen wonen, zodat we in de toekomst specifiek mensen per wijk kunnen bevragen. De onderzoeken die we tot nu toe hebben afgenomen zijn gemeentebreed.  De onderzoeken worden zorgvuldig opgesteld. Het is de bedoeling na elk onderzoek de resultaten en de daaraan verbonden acties te communiceren.




Vernieuwing planning & control

Het project Vernieuwing P&C is, in termen van proces en producten, nagenoeg afgerond. De jaarrekening 2017 was het laatste product dat voor het eerst volledig digitaal geproduceerd wordt. De verwachting bestaat dat de volledige P&C-cyclus voor 2018 nog wel doorlopen moet worden, om tot een volledige implementatie van het vernieuwde P&C-proces en applicatie te komen. 

Voor wat betreft de verdere vernieuwing op het bestuurlijk vlak zal na het aantreden van het nieuwe college, een heroriëntatie plaatsvinden. De idee is hierbij wensen op te halen bij de gebruikers, waaronder de raad. 



Integraal informatiemanagement

  ¿

  1. Urban Data Center Leidschendam-Voorburg: De gemeente werkt sinds 31 augustus 2017 samen met het CBS in een Urban Data Center. Het gaat om een proef van 2 jaar. Doel van deze proef: 1. Effectiever en efficiënter beleid en 2. ‘Datavolwassenheid’ van de medewerkers vergroten.

     In het eerste half jaar zijn diverse onderzoeken uitgevoerd. Op dit moment is één project in uitvoering en worden potentiële onderzoeken verkend. Zowel wat betreft de onderzoeksprojecten als de samenwerking met het CBS zijn in het eerste halfjaar mooie resultaten geboekt.


  2. Informatiegestuurd werken: Door de enorme toename van de hoeveelheid informatie en techniek en het meer en slimmer gebruiken van informatie is het mogelijk om de effecten van beleid en uitvoering sneller te monitoren en bij te stellen. De nadruk ligt niet zozeer op het maken van grootste plannen, maar op het kortcyclisch(er) werken: uitvoeren, monitoren, leren en bijstellen. Het programma beoogt de randvoorwaarden in te vullen om informatiegestuurd te kunnen werken. Het gaat dan bijvoorbeeld om randvoorwaarden als organisatie (welke rollen/functies zijn bijvoorbeeld nodig, zowel aan de vraag- als de aanbodkant?) en vaardigheden (welke kennis en vaardigheden zijn nodig?).

  3. Informatieveiligheid en Privacy: Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De gemeente heeft zich de afgelopen 1,5 jaar intensief beziggehouden met privacy. Op 25 mei voldoen we aan de minimale eisen van de AVG. De VNG heeft interesse getoond in ons privacybeleid. Zij wil het privacybeleid van Leidschendam-Voorburg als model aan haar leden gaan aanbieden.

    De chief information officier (CIO) en de functionaris gegevensbescherming (FG) zullen de Raad periodiek over de algehele compliance of bijzonderheden op het gebied van privacy informeren. Dit onderwerp komt als zodanig niet meer terug in het projectenboek.


Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hier om vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zo veel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes en social media.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2018 € 751.000 € 243.468 € 372.817 € 134.715
Totaal€ 751.000€ 243.468€ 372.817€ 134.715



Planning

Zie Stand van zaken.



Risicomanagement

Kwaliteit: De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.
Beheermaatregel: Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Bij de uitvoering wordt zo veel mogelijk de aansluiting en samenwerking gezocht met de twee andere programma's, te weten Invoering Omgevingswet en Sociaal Domein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities