| contact  |  home

Projectenboek
   
Vernieuwing Planning en Control
Geactualiseerd op 11 september 2017

Project vernieuwing Planning & Control streeft naar één aansprekende en prettige wijze van plannen en verantwoorden. Deze wijze moet efficiency opleveren voor de organisatie en de juiste informatie inwoners, raad, college en ambtelijke organisatie.



Projectstructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder Bremer Programma Bestuur en Organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Brigit de Klerk Initiatiefnemer / opdrachtgevers Michiel Gorsse
Projectleider Marcel van der Gaag    
Projectkarakteristiek
Projectfase Realisatiefase Ruimtelijke procedure nvt
Einddatum 3e kwartaal 2017 Risicoprofiel nvt
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming
Afwijking tov besluitvorming


Het initiatief om de Planning en Control-cyclus en –documenten (hierna: P&C) te vernieuwen, komt voort uit de nota “De moderne overheid 2.0”. Deze nota is in het najaar van 2015 door het college van B&W is vastgesteld. De aanleiding tot het vernieuwen van de P&C is ingegeven door:

  • Het op basis van de bevindingen van de commissie Depla aangepaste BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Het gaat daarbij om diverse vernieuwingsvoorstellen (o.a. uniforme product-indeling en taakveldenindeling, overhead apart begroten en verantwoorden, landelijke set van beleids-indicatoren, financiële kengetallen) ten aanzien van P&C-cyclus en P&C-producten;
  • De als gering toegankelijk beschouwde en mede daardoor onvoldoende begrepen P&C-documenten, en;
  • De wens om beleid en financiën meer in samenhang te bezien en te bespreken bij het behandelen van de P&C-documenten (zoals begroting, tussenrapportages, kadernota en jaarrekening).

Doelstelling en gewenst resultaat

Doel

Het doel is betere (digitale, makkelijk hanteerbare, tijdige/actuele en bruikbare) informatie aan de ambtelijke organisatie, college, raad en de inwoners ten behoeve van besluitvorming en prioritering (plannen, uitvoeren, meten en bijsturen).

Subdoelstellingen:

  • Het interne, tijdrovende proces verbeteren/efficiëntere ambtelijke processen
  • De betrokkenheid en verantwoordelijkheid vanuit de organisatie bij en voor het proces verhogen. ofwel een organisatie brede betrokkenheid
  • Transparantie over wat er in de organisatie gebeurt en hoe de middelen worden besteed
  • Zodanig ‘in control’ komen zodat adequaat en tijdig bijsturen op elk gewenst moment mogelijk is

Resultaat

In 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke:

  1. administratie
  2. planning & control-proces
  3. planning & control-producten.

Ad 1:

  • Een administratie die op orde is, adaptief is ingericht om de P&C-app(licatie) effectief te kunnen gebruiken en ‘realtime’ inzicht, inclusief managementinformatie, biedt. De beleidsinhoudelijke ‘administratie’ is leidend.
  • De administratie moet voldoen aan het vernieuwde Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Ad 2:

Een P&C-proces/app(licatie) waarmee de organisatie/het bestuur gedurende het hele jaar kan (bij)sturen.

Ad 3:

Een P&C-app(licatie) die gedurende het jaar ‘met een druk op de knop’ P&C-producten kan genereren.


Stand van zaken

De vernieuwing van het P&C-proces is een incrementeel proces. Het doel is het proces efficiënter te laten verlopen en daarmee ook de doorlooptijd te verkorten. De 1e tussenrapportage en de kadernota zijn de eerste P&C-documenten die volledig digitaal verwerkt en gespresenteerd worden. In januari is het systeem daartoe ingericht en heeft de koppeling met de financiële administratie plaatsgehad. In februari zijn P&C-coördinatoren en (sub)budgethouders geïnformeerd over (de mogelijkheden van) het nieuwe systeem. In februari, maart en april zijn workshops georganiseerd om het leren werken met het nieuwe het systeem soepel te laten verlopen.

De eerstvolgende producten die worden opgevleverd zijn de eerste tussenrapportage en de begroting 2018-2021. In februari en maart zijn met scrum (flexibel projectmanagement) al de eerste stappen gezet om te komen tot de nieuwe digitale begroting 2018-2021. Het streven is een verbeterslag te maken ten opzichte van de begroting 2017 voor wat betreft vorm, functionaliteiten en inhoud. De destijds onder andere van de raad ontvangen suggesties ter verbetering, zullen hierin worden meegenomen.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Vernieuwing Planning en Control 2017 € 80.000 € 56.352 € 80.000 € 23.648
Totaal€ 80.000€ 56.352€ 80.000€ 23.648



Planning

Het project ligt op koers. De verwachting is wel dat de volledige P&C-cyclus voor 2018 doorlopen moet worden, om te komen tot een volledige implementatie van het vernieuwde P&C-proces en applicatie te komen. Het voornemen bestaat om het project te splitsen in een ambtelijke ontwikkeling (opgepakt door afdeling Bedrijfsvoering) en een bestuurlijke ontwikkeling, verder uitgevoerd door programma de Moderne Overheid.


Communicatie
  • Interne communicatie vindt plaats via WijvanLV, mail, overleg en/of tijdens reviews
  • Externe communicatie vindt plaats via (presentaties aan) (raads)werkgroepen, bijeenkomsten, de website en/of mail.

Risicomanagement
  • Financieel: De keuze van een systeem dat voldoet aan onze eisen vraagt om een budget, zowel incidenteel als structureel. Structureel zullen deze binnen Bedrijfsvoering moeten worden opgevangen. Incidenteel is er binnen het programma (beperkt) budget beschikbaar.
  • Kwaliteit: scherp blijven op de gestelde randvoorwaarden, dat gebeurt o.a. ook door de betrokken adviseurs.
  • Organisatie: de going concern activiteiten gaan door, de leden van de projectgroep moeten tijd beschikbaar hebben om aan het project deel te nemen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities