| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma Moderne Overheid
Geactualiseerd op 11 september 2017

Programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control, informatiemanagement en digitaal werken te realiseren.



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder De Ridder Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Programmadirecteur
Michiel Gorsse
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2018 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Tweede kwartaal 2016:  Integrale dienstverleningsvisie Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen in de maatschappij. Daarbij is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, is de website vernieuwd en is de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, is de informatiebeveiliging verbeterd en het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Doelstelling en gewenst resultaat

Het programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en informatiemanagement te realiseren. De resultaten van het verbeteren van de (digitale en persoonlijke) dienstverlening zijn: meer gebruiksgemak en minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven en efficiencywinst voor de gemeente. Daarnaast streeft het programma ernaar dat innoveren onderdeel wordt van de taken van de afdelingen, in plaats van in programmavorm te organiseren.

Digitale dienstverlening

In 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. De dienstverlening is hierdoor zo veel mogelijk plaats- en tijdonafhankelijk.

Vernieuwde planning & control

In 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus/producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is in 2018 in Leidschendam-Voorburg integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen en de digitale dossiervorming en archivering is op orde. Daarnaast werkt de gemeente met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.



Stand van zaken



Digitale dienstverlening
  1. Inwoners kunnen 24/7 producten en diensten afnemen bij de gemeente mede dankzij de nieuwe website. De focus komt nu te liggen op het aanpassen van de formulieren op de wensen en eisen van inwoners, de vernieuwing van het plaatsen van gemeenteberichten en de inzet van Social Media om inwoners op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de gemeente.
  2. Achter de schermen werkt de gemeente aan het verder stroomlijnen van dienstverleningsprocessen. Met het oog op de implementatie Omgevingswet in het ruimtelijk domein heeft de aanpak van dienstverleningsprocessen hier de prioriteit. De resultaten worden in pilots (samen met inwoners) getoetst.
  3. Het onderzoek naar de mogelijkheden van een digitale parkeerontheffing is afgerond. Momenteel loopt er een aanbesteding voor een pilot digitale parkeerontheffing voor 't Loo gebied. Naar verwachting kan deze na gunning, halverwege het eerste kwartaal van 2018 van start gaan. Bij positieve resultaten kan er in 2019 een digitale uitrol plaatsvinden voor alle blauwe zone gebieden.
  4. In 2017 professionaliseert de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner bij de gemeente worden in één systeem, het zaaksysteem op mijn.overheid.nl. ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijker en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is de afhandeling intern goed te monitoren, wat de dienstverlening ten goede komt. In het eerste kwartaal van 2018 wordt het nieuwe systeem geïmplementeerd en worden de medewerkers opgeleid.
  5. Naar aanleiding van een onderzoek naar de inzet van een digitaal burgerpanel is besloten om ervaring op te doen met een burgerbevragingsapp. Deze zal als eerste worden ingezet bij het ophalen van informatie rond de toekomstvisie in het tweede kwartaal van 2017.

Vernieuwing planning & control

 Zie de aparte verantwoording bij het Project Vernieuwing Planning & Control in het projectenboek.


Informatiemanagement

1. CBS Urban Data Center / Leidschendam-Voorburg
Om inwoners nog beter te bedienen en te kunnen inspelen op wat zij nodig hebben is de gemeente een samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gestart. In het zogenaamde ‘CBS Urban Data Center / Leidschendam-Voorburg’ zijn de krachten op het gebied van data, analyse en onderzoek gebundeld. Door kennis en data van de gemeente, het CBS en maatschappelijke partners te combineren en analyseren krijgt de gemeente meer inzicht in gegevens die voor een effectief lokaal beleid belangrijk zijn. Doordat de samenwerking plaatsvindt op locatie bij de gemeente kan er bovendien intensief data, kennis en ervaring met elkaar worden uitgewisseld. Hiertoe is op 31 augustus 2017 een werkruimte ingericht waar medewerkers van de gemeente en van eht CBS aan de slag gaan.

2. Datapakhuis 
De gemeentelijke organisatie legt veel informatie vast over een tal van onderwerpen. Het datapakhuis is de plek waar onze eigen gegevens en gegevens van maatschappelijke partners worden verzameld, geanalyseerd en gedeeld. Dit betekent dat we makkelijker en professioneler
rapportages en visualisaties kunnen maken. De eerste rapportages voor het sociaal domein zijn  opgeleverd.

3. Privacy en informatieveiligheid
Gemeenten krijgen steeds meer informatie van en over hun inwoners. Dit gaat niet zonder continue aandacht voor privacy en informatieveiligheid. Om te zorgen dat Leidschendam-Voorburg voldoet aan de geldende privacywetgeving - en is voorbereid  op de toekomstige Europese privacywetgeving – worden ontwikkelingen waarin persoonsgegevens (van burgers of van personeel) een rol spelen zorgvuldig vastgelegd. Daarnaast worden verbeteringen doorgevoerd in de ICT-infrastructuur om gegevensuitwisseling met de buitenwereld beter te beveiligen.


Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hier om vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zo veel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes en social media.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2017 € 656.000 € 539.825 € 134.988 € -18.813
Totaal€ 656.000€ 539.825€ 134.988€ -18.813



Planning

Zie Stand van zaken.



Risicomanagement

Kwaliteit: De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.
Beheermaatregel: Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities