| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma Moderne Overheid
Geactualiseerd op 22 februari 2018

Programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control, informatiemanagement en digitaal werken te realiseren.



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder De Ridder Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Programmadirecteur
Michiel Gorsse
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2018 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Tweede kwartaal 2016:  Integrale dienstverleningsvisie Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen. Dit vraagt een flexibele organisatie met flexibele medewerkers. Alle projecten en initiatieven zijn erop gericht deze doelstelling te halen. Inmiddels is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, de website vernieuwd en de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, de informatiebeveiliging verbeterd en het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Doelstelling en gewenst resultaat

Het programma Moderne Overheid heeft als doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en informatiemanagement te realiseren. De resultaten van het verbeteren van de (digitale en persoonlijke) dienstverlening zijn: meer gebruiksgemak en minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven en efficiencywinst voor de gemeente. Daarnaast streeft het programma ernaar dat innoveren onderdeel wordt van de taken van de afdelingen, in plaats van in programmavorm te (blijven) organiseren.

Digitale dienstverlening

In 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces via Mijnoverheid.nl te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. De dienstverlening is hierdoor zo veel mogelijk plaats- en tijdonafhankelijk.

Vernieuwde planning & control

In 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus/producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is in 2018 in Leidschendam-Voorburg integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen en de digitale dossiervorming en archivering is op orde. We voldoen aan de gestelde voorschriften. Daarnaast werkt de gemeente met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.



Stand van zaken



Digitale dienstverlening
  1. Inwoners kunnen 24/7 producten en diensten afnemen bij de gemeente mede dankzij de nieuwe website. De focus komt nu te liggen op het aanpassen van de formulieren op de wensen en eisen van inwoners, de vernieuwing van het plaatsen van gemeenteberichten en de inzet van social media om inwoners op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de gemeente.
  2. Achter de schermen werkt de gemeente aan het verder stroomlijnen van dienstverleningsprocessen. Met het oog op de implementatie Omgevingswet in het ruimtelijk domein heeft de aanpak van die dienstverleningsprocessen hier de prioriteit. De resultaten worden in pilots (samen met inwoners) getoetst.
  3. Het onderzoek naar de mogelijkheden van een digitale parkeerontheffing is afgerond. Momenteel loopt er een aanbesteding voor een pilot digitale parkeerontheffing voor de wijk 't Loo. Naar verwachting kan deze na gunning, halverwege het eerste kwartaal van 2018 van start gaan. Bij positieve resultaten kan er in 2019 een digitale uitrol plaatsvinden voor alle blauwe zone gebieden.
  4. In 2018 professionaliseert de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner bij de gemeente worden in één systeem, het zaaksysteem op Mijnoverheid.nl ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijker en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, wat de dienstverlening verbetert. In het eerste kwartaal van 2018 wordt gestart met de implementatie van het nieuwe systeem en worden de medewerkers opgeleid. Eind 2018 zijn de eerste processen in Mjinoverheid.nl in te zien. Planning is dat medio 2019 alle processen zijn geïmplementeerd.
  5. Naar aanleiding van een onderzoek naar de inzet van een digitaal burgerpanel is besloten om ervaring op te doen met een burgerbevragingsapp. Eind 2017 zijn deze met een interne groep gebruikers getest. Vanaf begin 2018 wordt de app voor extern onderzoek ingezet.
  6. Sinds de zomer 2017 wordt in het Servicecentrum de pilot met de sociale robot Elvie Pepper uitgevoerd. Samen met de leveranciers wordt onderzocht hoe deze robot de dienstverlening kan verbeteren. Elvie kan naast het ontvangen van de bezoekers, Engels verstaan en spreken, Elvie weet waar de bezoekers voor komen en vraagt of de bezoeker de juiste bescheiden bij zich heeft. De pilot maakt onderdeel uit van een breder onderzoek naar dienstverlening, waarvan de resultaten in maart 2018 worden verwacht.
  7. De raad heeft bij de begrotingsbehandeling 2018 een motie aangenomen om de samenwerking met andere overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en SVB te verbeteren. Te denken valt aan voorlichtingsbijeenkomsten en gezamenlijke spreekuren in het Servicecentrum. In januari heeft een eerste oriënterende bespreking met de SVB plaatsgevonden. Ervaringen van pilots bij andere gemeenten worden betrokken bij het vervolg. In maart 2018 vindt er een vervolggesprek met de SVB plaats.

Vernieuwing planning & control

Het project Vernieuwing Planning en Control is onderdeel van programma de Moderne Overheid. De rapportage van het project Planning en Conrol staat elders in het projectenboek. 



Informatiemanagement

1. Urban Data Cente Leidschendam-Voorburg:  Naast het onderzoeksproject bijstandsgerechtigden (zie vorige actualisatieronde) is inmiddels ook onderzocht hoeveel van de parkeerboetes per blauwe zone zijn opgelegd aan bewoners van de zone, bewoners van deze gemeente van buiten de blauwe zone, en bewoners van andere gemeenten. Dit onderzoek werd gestart na reacties van bewoners van blauwe zones die een boete hadden gekregen. De resultaten lieten zien dat de handhaving zich op de juiste doelgroepen richt: er was dus geen aanleiding de handhavingsstrategie te wijzigen.

Op dit moment lopen twee nieuwe onderzoeken: één naar de effecten van reïntegratietrajecten en één naar de effecten van eigen bijdragen bij huishoudelijke ondersteuning.  Het onderzoek naar re-integratie gaat na hoe het inwoners die in 2015 een reïntegratietraject volgden, is vergaan. Is het gelukt werk te vinden en dit over meerdere jaren te behouden? Zijn er specifieke reïntegratieactiviteiten die betere resultaten lijken te geven? Het onderzoek kan belangrijke informatie leveren voor het reïntegratiebeleid en de inkoop van reïntegratieactiviteiten, met als doel meer bijstandsgerechtigden duurzaam uit te laten stromen.

Het onderzoek naar eigen bijdragen in Huishoudelijke Ondersteuning (HO) onderzoekt welke groepen inwoners zijn gestopt met HO. In de periode van 2010 tot en met 2017 zijn er verschillende landelijke en gemeentelijke maatregelen genomen op de eigen bijdrage HO. Dit heeft geleid tot een afname van het aantal inwoners dat gebruik maakt van HO. Zijn vooral  hogere inkomens uitgestroomd? Of heeft het beleid ook negatieve gevolgen gehad voor lagere en/of middeninkomens? Binnenkort wordt nieuw beleid opgesteld en huishoudelijke ondersteuning opnieuw aanbesteed. De resultaten van dit onderzoek kunnen hiervoor belangrijke input geven.

2. Informatiegestuurd werken: Door de enorme toename van de hoeveelheid informatie en techniek en het meer en slimmer gebruiken van informatie is het mogelijk om de effecten van beleid en uitvoering sneller te monitoren en bij te stellen. De nadruk ligt niet zozeer op het maken van grootste plannen, maar op het kortcyclisch(er) werken: uitvoeren, monitoren, leren en bijstellen. Het programma beoogt de randvoorwaarden in te vullen om informatiegestuurd te kunnen werken. Het gaat dan bijvoorbeeld om randvoorwaarden als organisatie (welke rollen/functies zijn bijvoorbeeld nodig, zowel aan de vraag- als de aanbodkant?) en vaardigheden (welke kennis en vaardigheden zijn nodig?)

3. Informatieveiligheid en Privacy: De gemeente heeft zich de afgelopen 1,5 jaar reeds intensief beziggehouden met privacy. Onderstaand overzicht geeft specifiek de voortgang weer van de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De verwachting is dat de gemeente tijdig aan de door de Autoriteit Persoonsgegevens genoemde stappen zal voldoen. In de bijgevoegde pdf zijn de verschillende stappen inzichtelijk gemaakt.


Bestanden:
20180214 Projectenboek voortgang AVG - 10 stappen AP.pdf (0,01 Mb)

Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hier om vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zo veel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes en social media.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2018 € 751.000 € 239.037 € 229.737 € 282.226
Totaal€ 751.000€ 239.037€ 229.737€ 282.226



Planning

Zie Stand van zaken.



Risicomanagement

Kwaliteit: De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.
Beheermaatregel: Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Bij de uitvoering wordt zo veel mogelijk de aansluiting en samenwerking gezocht met de twee andere programma's, te weten Invoering Omgevingswet en Sociaal Domein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities