| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma de Moderne Overheid
Geactualiseerd op 26 april 2019



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder Stemerdink Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Maura Meijer
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2019 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Q0119: Vaststelling Verordening Digitale Kennisgeving Leidschendam-Voorburg Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen. Dit vraagt een flexibele organisatie met flexibele medewerkers. Alle projecten en initiatieven zijn erop gericht deze doelstelling te halen. Inmiddels is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, de website vernieuwd en de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, is de informatiebeveiliging verbeterd en is het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Resultaten

Het programma Moderne Overheid had voor 2018 de onderstaande doelstellingen op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en integraal informatiemanagement:

Digitale dienstverlening

Eind 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces via Mijnoverheid.nl te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. in de veranderprocessen werken we, waar mogelijk in pilots en leren continu van elkaar en onze omgeving.

Vernieuwde planning & control

Eind 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus met bijbehorende producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is eind 2018 in de organisatie integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen. De digitale dossiervorming en archivering is op orde. We voldoen aan de gestelde voorschriften. Daarnaast werkt de organisatie met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.

Deze doelstellingen zijn behaald. Op dit moment wordt de focus voor 2019-2020 bepaald. Een aantal projecten binnen het programma lopen door. Hierover wordt bij de paragraaf Stand van Zaken gerapporteerd.


Stand van zaken



Digitale dienstverlening

24/7 dienstverlening:
Digitaal is de gemeentelijke informatie 24 x 7 bereikbaar; Inwoners regelen  hun zaken via www.lv.nl nog eenvoudiger. We werken continu aan onze digitale toegankelijkheid; pdf's zijn goed leesbaar op smartphone en tablet, zijn vindbaar in Google en kunnen ook eenvoudig en foutloos worden voorgelezen door voorleesprogramma's voor mensen met een beperking. Een webcare team beantwoordt op social media vragen van inwoners. Het aantal volgers op Instragram en Facebook blijft groeien. Daarnaast houden we ook de groep inwoners die persoonlijke aandacht nodig heeft, in het oog. Het Servicecentrum is vanaf 16 maart ook op zaterdag geopend en onderzoeken we hoe de openingstijden nog beter op de behoefte van de inwoners afgestemd kan worden.

Aansluiting bij Mijnoverheid.nl:
In 2018 professionaliseerde de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner worden via één systeem ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijk en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, (subsidie-) aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, waardoor adequaat gehandeld kan worden. Inmiddels is het post-, WMO- en subsidieproces digitaal te volgen. Planning is dat eind 2019 alle processen zijn geïmplementeerd.

Digitale handtekening:
Een van de resultaten binnen het project Zaakgericht werken is het gebruiken van de digitale handtekening. Deze digitale handtekening wordt op een laagdrempelige wijze toegepast op de te ondertekenen documenten, zonder hierbij afbreuk te doen aan de rechtsgeldigheid. Hierdoor kan het ondertekenproces volledig digitaal wordt afgehandeld. De digitale handtekening wordt  inzet bij correspondentie en opdrachten, en bij de collegebesluitenlijsten en raadsvoorstellen en -besluiten.

Samenwerking met de Sociale Verzekeringsbank:
De raad heeft bij de begrotingsbehandeling 2018 een motie aangenomen om de samenwerking met andere overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en SVB te verbeteren. Te denken valt aan voorlichtingsbijeenkomsten en gezamenlijke spreekuren in het Servicecentrum. In januari 2019 is een pilot gestart m.b.t. de 'warme' overdracht van bijstandsgerechtigden die AOW-gerechtigd worden. De eerste resultaten daarvan worden voor de zomer verwacht.

Digitaal burerpanel
Met de Upinionapp betrekt de gemeente op een moderne manier haar inwoners. Inmiddels hebben ruim 700 inwoners de app gedownload of deelgenomen via de applicatie in Facebook Messenger. Elke maand komen er weer nieuwe gebruikers bij. Gemiddeld beantwoorden 234 inwoners regelmatig vragen. Voordat inwoners de app kunnen gebruiken, moeten zij wat algemene vragen beantwoorden over leeftijd en woongebied bijvoorbeeld. Dit doen we zodat we in de toekomst ook specifieke doelgroepen binnen de app kunnen bevragen. De onderzoeken die tot nu toe zijn afgenomen zijn gemeentebreed. De app is een pilot en zal in het voorjaar van 2019 worden geëvalueerd.

Klant in Focus:
Wij nemen de mening van onze inwoners over de dienstverlening zeer serieus. De gebruikelijke onderzoeken leverden niet de gewenste informatie op. Vanaf eind februari gebruiken we het zogenaamde ‘smiley’ systeem, voor de website en webformulieren. Het werkt heel eenvoudig; Inwoners geven door middel van drie smiley’s aan hoe tevreden zij zijn over de dienstverlening. Vervolgens stellen we nog één vraag om erachter te komen waaróm iemand een specifieke beoordeling heeft gegeven. Afhankelijk van de bevindingen kunnen de smiley’s later ook op de andere dienstverleningskanalen, zoals baliebezoeken en email ingezet worden. Het voordeel van dit systeem is dat wij onze inwoners zo min mogelijk belasten, het invullen van een beoordeling duurt hoogstens 10 seconden. Daarnaast is het een ideaal sturingsmiddel en verbeteringen kunnen snel doorgevoerd worden. Bijna 50 gemeenten maken inmiddels gebruik van dit systeem en zijn zeer enthousiast.



Informatiegestuurd Werken

Informatiegestuurd werken: 
Informatiegestuurd werken heeft als doel om meer en slimmer (her)gebruik te maken van informatie om zo de effecten van beleid en uitvoering sneller te monitoren en bij te stellen. De doorontwikkeling van het datapakhuis en het Urban Data Centre (in samenwerking met het CBS) in 2018 hebben hier aan bijgedragen. In 2019 ligt de focus op het creëren van de randvoorwaarden in de organisatie om het informatiegestuurd werken integraal onderdeel te laten zijn van het werk. De opdracht en het plan van aanpak zijn vastgesteld. Er kan worden gestart met het inrichten van IGW in vier deelprojecten:

Deelproject 1: Business Intelligence; Een goed functionerende BI structuur (proces mens middelen)
Deelproject 2: Onderzoek & Statistiek; Een goed functionerende O&S structuur (proces mens middelen)
Deelproject 3: Monitoring; Een goed werkende monitorings- en evaluatiesystematiek
Deelproject 4: Functies & Vaardigheden; De organisatie beschikt over de vereiste kennis en vaardigheden.


Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hierom vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zoveel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes, social media en de Upinionapp.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2019 € 545.443 € 132.679 € 111.069 € 301.695
Totaal€ 545.443€ 132.679€ 111.069€ 301.695



Planning

Zie Stand van zaken.


Risicomanagement

Kwaliteit:

De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.

Beheermaatregel

Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Bij de uitvoering wordt zo veel mogelijk de aansluiting en samenwerking gezocht met de twee andere programma's, te weten Invoering Omgevingswet en Sociaal Domein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities