| contact  |  home

Projectenboek
   
Programma de Moderne Overheid
Geactualiseerd op 05 september 2018



Programmastructuur
Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder Stemerdink Programma Bestuur en organisatie
Ambtelijk opdrachtgever Barbara Nederpel
Initiatiefnemer / opdrachtgevers Nvt
Programma-manager Brigit de Klerk    
Programmakarakteristiek
Programmafase Realisatie Ruimtelijke procedure Nvt
Einddatum 31 december 2018 Risicoprofiel Midden
Besluitvorming
Laatste raads- / commissie-behandeling Tweede kwartaal 2016:  Integrale dienstverleningsvisie Volgende raads- / commissie-behandeling
Besluitvorming Nvt
Afwijking tov besluitvorming Nvt


Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen. Dit vraagt een flexibele organisatie met flexibele medewerkers. Alle projecten en initiatieven zijn erop gericht deze doelstelling te halen. Inmiddels is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, de website vernieuwd en de begroting gedigitaliseerd. Ook zijn dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd, is de informatiebeveiliging verbeterd en is het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg gedigitaliseerd.


Resultaten

Het programma Moderne Overheid heeft voor 2017-2018 de doelstelling de ambities van de gemeente op het gebied van (digitale) dienstverlening, planning & control en integraal informatiemanagement te realiseren.

Digitale dienstverlening

Eind 2018 is er een volwaardige nieuwe website en is de digitale dienstverlening van Leidschendam-Voorburg zodanig verbeterd dat deze volledig aansluit bij de topprioriteit om de dienstverlening verder door te ontwikkelen en te optimaliseren. De digitale dienstverlening wordt hoger gewaardeerd dan de fysieke dienstverlening (waarbij het streven is dat de digitale dienstverlening met een 8 wordt gewaardeerd). Voor 80% van de diensten is het mogelijk een digitaal proces via Mijnoverheid.nl te volgen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: de klant staat centraal en de dienstverlening is ‘digitaal, tenzij …’.
In 2018 werken de medewerkers van Leidschendam-Voorburg zo veel mogelijk digitaal, als vervolgstap op Het Nieuwe Werken. De digitale werkprocessen zijn op orde, zowel interne processen als ook de ketenprocessen. in de veranderprocessen werken we, waar mogelijk in pilots en leren continu van elkaar en onze omgeving.

Vernieuwde planning & control

Eind 2018 heeft Leidschendam-Voorburg een transparante en begrijpelijke administratie en planning & control-cyclus met bijbehorende producten ten behoeve van betere informatie aan en besluitvorming/prioritering door de organisatie, het bestuur en de gemeente (burgers, bedrijven en instellingen).

Integraal informatiemanagement

Informatiemanagement is eind 2018 in de organisatie integraal onderdeel van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Informatie is veilig, snel en uniform beschikbaar door gebruik van gestandaardiseerde systemen. De digitale dossiervorming en archivering is op orde. We voldoen aan de gestelde voorschriften. Daarnaast werkt de organisatie met nieuwe vormen van informatiegebruik, onderzoek en statistiek om nog beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners, bedrijven en instellingen.


Stand van zaken



Digitale dienstverlening

24/7 dienstverlening: De focus ligt in 2018 op het aanpassen van de (digitale) formulieren zodat inwoners via www.lv.nl nog eenvoudiger zaken kunnen regelen. Er wordt dit jaar bovendien een webcareteam samengesteld zodat iedereen ook via Facebook, Twitter en Instagram vragen kan stellen en snel antwoord krijgt. Ook wordt stapsgewijs gewerkt aan de digitale toegankelijkheid; pdf’s zijn goed leesbaar op smartphones en tablets, zijn vindbaar in Google maar kunnen ook eenvoudig en foutloos worden voorgelezen door voorleesprogramma’s voor mensen met een beperking.

Aansluiting bij Mijnoverheid.nl: In 2018 professionaliseert de gemeente het zaakgericht werken. Alle 'zaken' van een inwoner worden in één systeem, via Mijnoverheid.nl ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijk en beter de status van hun eigen zaken (zoals brieven, (subsidie-) aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, waardoor adequaat gehandeld kan worden. In mei en juni van 2018 is gestart met de organisatiebrede implementatie van het nieuwe systeem en worden alle medewerkers opgeleid. Eind 2018 zijn de eerste (post-)processen in Mjinoverheid.nl in te zien. Planning is dat medio 2019 alle processen zijn geïmplementeerd.

Online publicatieplicht: De gemeente heeft op steeds meer gebieden een online publicatieplicht. Vooruitlopend op de wettelijke eis om de Gemeenteberichten digitaal te publiceren, onderzoekt de gemeente hoe, met gebruikmaking van nieuwe media, een zo groot mogelijk groep inwoners kan worden bereikt. Het wekelijks adverteren over de e-mail service bekendmakingen heeft als resultaat een verdubbeling van het aantal abonnementen op deze service. De voorbereidingen zijn in het derde kwartaal afgerond, waarna de Raad een besluit kan nemen.

Sociale robot Elvie Pepper: De pilot met de sociale robot Elvie in het servicecentrum is afgerond. Het beoogde resultaat, een informatiezuil vervangen, is bereikt. Bezoekers die een afspraak hebben kunnen zich nu aanmelden bij Elvie. Een nieuwe, innovatieve manier van werken die past bij onze lerende organisatie en ambitie om de beste dienstverlener te worden. Vanaf augustus 2018 is Elvie overgedragen aan de collega’s van het servicecentrum.

Digitale parkeerontheffing: De gemeente is met de eigen ICT-leveranciers aan het verkennen of de parkeerontheffing kan worden gedigitaliseerd in alle blauwe zones. Uitgangspunt is dat inwoners de onheffing digitaal kunnen aanvragen en ontvangen. Begin 2019 wordt in Voorburg 't Loo proefgedraaid met de digitale parkeeronheffing.

Samenwerking met SVB: De raad heeft bij de begrotingsbehandeling 2018 een motie aangenomen om de samenwerking met andere overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en SVB te verbeteren. Te denken valt aan voorlichtingsbijeenkomsten en gezamenlijke spreekuren in het Servicecentrum. Een eerste pilot start dit najaar op het terrein van Bijstand en AOW.

Digitale burgerbevraging:  Met de Upinionapp communiceert de gemeente op een moderne manier met de inwoners. Inmiddels hebben 616 inwoners de app op hun telefoon, waarvan ongeveer de helft regelmatig vragen beantwoordt. Bij de start heeft de gemeente gevraagd in welke wijk mensen wonen, zodat we in de toekomst specifiek mensen per wijk kunnen bevragen. De onderzoeken die tot nu toe zijn afgenomen zijn gemeentebreed en worden zorgvuldig opgesteld. Het is de bedoeling na elk onderzoek de resultaten en de daaraan verbonden acties te communiceren.


Vernieuwing Planning & Control

Het project Vernieuwing Planning & Control is, in termen van proces en producten, nagenoeg afgerond. De jaarrekening 2017 was het laatste product dat voor het eerst volledig digitaal geproduceerd wordt.

Voor wat betreft de verdere vernieuwing over de digitale presentatievorm van bijvoorbeeld de jaarrekening en begroting wordt de raad nog voor het einde van het jaar (via de commisie Rekening & Audit) naar haar wensen en bevindingen gevraagd. Deze worden dan in 2019 verwerkt.


Integraal informatiemanagement

  Informatiegstuurd werken:  Informatiegestuurd werken heeft in 2018 prioriteit gehad. Informatiegestuurd werken heeft als doel om meer en slimmer (her)gebruik te maken van informatie om zo de effecten van beleid en uitvoering sneller te monitoren en bij te stellen. De nadruk lag hierbij niet zozeer op het maken van grote plannen, maar op het kortcyclisch(er) werken: uitvoeren, monitoren, leren en bijstellen. De doorontwikkeling van het datapakhuis en het Urban Data Centre (in samenwerking met het CBS) hebben hier aan bijgedragen.

Informatieveiligheid: Met de vervanging van de mobiele apparaten is er een impuls gegeven aan de beveiliging van deze apparaten. Hierbij is zowel rekening gehouden met verlies en/of diefstal alsook dataverkeer tussen de apparaten en het gemeentelijke netwerk. Er is ook een start gemaakt met grote infrastructurele vervangingen, waaronder firewalls, om zo ook ons netwerk voor de toekomst te beveiligen. Deze werkzaamheden lopen door in 2019.


Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hierom vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zoveel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes en social media.


Financiën
Omschrijving Beschikbaar Uitgaven Verplichtingen Saldo
Programma Moderne Overheid 2018 € 772.165 € 552.137 € 316.712 € -96.684
Totaal€ 772.165€ 552.137€ 316.712€ -96.684



Planning

Zie Stand van zaken.


Risicomanagement

Kwaliteit: De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Het houden van overzicht en het bereiken van de ambities krijgt daarbij speciale aandacht.
Beheermaatregel: Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Bij de uitvoering wordt zo veel mogelijk de aansluiting en samenwerking gezocht met de twee andere programma's, te weten Invoering Omgevingswet en Sociaal Domein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click here to see your activities