De Moderne Overheid

Doel van het programma:
Verbeteren van de dienstverlening, door aan te sluiten bij trends en ontwikkelingen van buitenaf (zowel techniek, processen en medewerkers), waarbij de behoeften en wensen van onze inwoners centraal staan.

Doelstellingen die daarbij belangrijk zijn:

• We bieden onze informatie actief aan
• We verbeteren de samenwerking met inwoners
• We communiceren helder
• We worden wendbaarder en flexibeler
• We passen ons beleid en uitvoering aan op basis van informatie die we van buiten ophalen
• We professionaliseren onze werkwijzen en competenties.

We doen dat aan de hand van twee thema’s:

1. Als verbindende overheid willen wij onze samenwerking met inwoners verbeteren, helder communiceren en wendbaar en flexibel zijn, zodat we samen beleid en initiatieven tot stand brengen.
2. Als lerende overheid willen wij met data beleid en uitvoering sneller kunnen monitoren en bijstellen, en onze werkwijzen en competenties verbeteren, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren, en ons beleid en uitvoering beter kunnen verantwoorden aan inwoners en de gemeenteraad.

Aansluiting bij Mijnoverheid.nl
Vanaf eind 2021 zijn alle 'zaken' van een inwoner met de gemeente via één systeem ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijk hun zaken digitaal regelen en sneller de status van hun eigen zaken (zoals brieven, (subsidie-) aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, waardoor adequaat gehandeld kan worden. Inmiddels is het post-, WMO- en subsidieproces en Proces Jeugd digitaal te volgen. Verwachting is dat in 2022 de ontsluiting via Mijnoverheid.nl volledig gerealiseerd kan worden.

Digitalisering aanvraag parkeerontheffing
De gemeente heeft twee ambities:
1.   Het online aanvraagproces van ontheffingen voor de blauwe zone versnellen en vergemakkelijken door dit verder te automatiseren.
2.   De papieren ontheffingen achter de voorruit vervangen door een digitale database met ontheffingen op kenteken.
Handhaving vindt dan plaats door het kenteken te scannen in plaats van het papieren bewijs achter de voorruit te controleren. De bezoekerskaart wordt vervangen door een bezoekersregeling, waarbij kentekens van bezoekers aangemeld kunnen worden. Hierdoor wordt oneigenlijk gebruik van bezoekerskaarten tegengegaan en wordt het mogelijk gemaakt om meerdere bezoekers tegelijkertijd te ontvangen. Na inventarisatie van de technische en organisatorische randvoorwaarden is in 2021 een marktconsultatie gedaan. In 2022 wordt een systeem gekozen en geïmplementeerd.

1.1.   Verkenning Wet Open Overheid
De Wet Open overheid (WOO) is 5 oktober vastgesteld door de Eerste Kamer. De wet treed naar verwachting op 1 juni 2022 in werking.  De WOO vervangt de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). De WOO beoogt meer transparantie door onder andere een aantal documenttypen (categorieën) actief beschikbaar te stellen. De  verkenning van de wet in uitgevoerd en middels een raadsbrief naar de raad verzonden (2527). Momenteel wordt de Wet geïmplementeerd. Het eerste deel zal gereed zijn op 1 mei 2022.  In februari 2022 volgt er nog een raadsbrief over de stand van zaken van het initiatief voorstel transparant openbaar bestuur naar aanleiding van de commissievergadering van 20 december.

1.2.   Project Burgerparticipatie
De set afspraken burgerparticipatie, participatiekompas en strategisch afwegingskader zijn in 2021 vastgesteld en vormen het uitgangspunt van de gemeente Leidschendam-Voorburg voor participatie bij initiatieven en nieuw beleid.
Op 3 november 2021 is er een dialoogsessie gehouden met initiatiefnemers van acht burgerinitiatieven, raad, college en ambtelijke organisatie over cultuur, houding en gedrag. Deze avond heeft waardevolle inzichten opgeleverd voor een volgende stap in de implementatie van burgerparticipatie. Op 1 februari 2022 is de raad met een raadsbrief geïnformeerd over het vervolgtraject burgerparticipatie. In deze raadsbrief is aangekondigd, dat aan de nieuwe raad zal worden voorgesteld om de participatieverordening als experiment in co-creatie te ontwikkelen. We wachten daarbij de nieuwe wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau’ niet af.  

2.1.   Informatie-gestuurd werken
Informatie-gestuurd werken stelt ons in staat om sneller en beter beslissingen te nemen over beleid, uitvoering en verantwoording door meer en slimmer gebruik te maken van informatie. Het project richt zich op de invoering van informatie-gestuurd werken met als doel dat in 2025 informatie de basis vormt voor beleid, uitvoering en ondersteuning, zodat deze optimaal aansluiten op de continu veranderende praktijk van inwoners, ondernemers en instellingen/organisaties.

Het project start met twee pilots van lopende beleidsonderwerpen uit het sociale en het ruimtelijke domein, die we van begin tot uitvoering informatie gestuurd willen oppakken. Binnen deze pilots werken we ook aan de competenties en vaardigheden. Hierbij richten wij ons op de doorontwikkeling van de huidige medewerkers en besteden hier aandacht aan bij het aantrekken van nieuwe medewerkers.

Daarnaast worden er een aantal thema-monitoren opgezet, die in het 2e kwartaal 2022 worden opgeleverd als basis voor een organisatie-brede monitoringssystematiek. Ook wordt de coronamonitor regelmatig geactualiseerd.

Stand 1 januari 2022

Er zijn medio 2021 een aantal taken elders binnen de organisatie belegd. Dit verklaart de daling van de omvang van het budget en realisatie van het programma in deze rapportage.
Voor de Wet Open Overheid is vanaf 2022 € 155.000 beschikbaar. Dat bedrag loopt op tot € 215.000 in 2025. Deze bedragen zijn in de tabel nog niet zichtbaar.

Zie Stand van zaken.

Op basis van de vastgestelde set afspraken voor burgerparticipatie hanteren we vier vormen van participatie: raadplegen, samenspel, informeren en meewerken. Onderdeel van de afspraken zijn het participatiekompas en het strategisch afwegingskader, welke ondersteunen bij het concretiseren van de kaders bij de inzet van burgerparticipatie en de keuze van de juiste vormen en middelen bij het opstellen van beleid. We gebruiken daarbij het medium dat het beste bij de fase en inwoners past. Dat kan variëren van een persoonlijke brief tot dialoogsessies. Het platform 'In gesprek met LV' wordt ook veelvuldig ingezet.

Over de Wet Open Overheid en de implementatie van burgerparticipatie wordt de raad via de reguliere kanalen geïnformeerd en om besluitvorming gevraagd.  

Kwaliteit:
Trends en ontwikkelingen laten zich moeilijk voorspellen. Het past daarom niet om met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten. Dit maakt het mogelijk om snel aan te sluiten bij veranderingen in onze omgeving.

Beheermaatregel:
Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zo nodig tussentijds bijsturen. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de resultaten uit klanttevredenheidsonderzoeken en resultaten van gesprekken met inwoners.