Projecten

Verbeteren telefonische bereikbaarheid gemeente

Project overzicht

In 2019 was de telefonische bereikbaarheid van de individuele medewerker van de gemeente Leidschendam-Voorburg 72%. Doel is om via techniek en nieuwe werkwijze naar 90% te verbeteren.

Project status
Risico profiel

Laag

Totaal beeld

Volgens verwachting

Bestuur & ext. partijen

Volgens verwachting

Planning

Volgens verwachting

Budget

Volgens verwachting

Project structuur
Bestuurlijk opdrachtgeverBurgemeester Bijl
Ambtelijk opdrachtgeverHarry Slump
ProjectleiderRianne van Beek
Programma
Initiatiefnemer / OpdrachtgeversN.v.t.
Projectkarakteristiek
ProjectfaseOntwerpfase
EinddatumQ4 2022
Ruimtelijke procedure
RisicoprofielLaag
Besluitvorming
Laatste raads-/commissiebehandeling
Toezegging commissievergadering feb 2021 en Raadvergadering 9 maart 2021
Volgende raads-/commissiebehandeling
N.v.t.
Besluitvorming

Motie 567 Raadvergadering 9 maart 2021

Afwijking t.o.v. besluitvorming
Belangrijkste wijzigingen

Planning implementatie circa 3 maanden opgeschoven in verband met de uitloop van de aanbestedingsprocedure en drukke perioden (voorbereiding belastingen en verkiezingen)

Dit heeft geen invloed op de uiteindelijke deadline van het onderzoek naar telefonische bereikbaarheid

Doelstelling en gewenst resultaat

De bereikbaarheid van de gemeente Leidschendam-Voorburg via het algemene telefoonnummer 14 070 is 98%.

Uit onderzoek blijkt dat de telefonische bereikbaarheid van individuele medewerkers van de Gemeente Leidschendam-Voorburg in 2019 72% was.
Het doel is om dit in 2022 opnieuw te meten middels een methode die aansluit op de bedrijfsvoering en het percentage te verbeteren naar 90%.

Om dit doel te bereiken zullen techniek en werkwijzen worden aangepast in 2021.
Na implementatie hiervan wordt een passende meetmethode gezocht om de telefonische bereikbaarheid periodiek te blijven meten.

Stand van zaken

Het projectteam voor het vervangen van de technische en functionele aspecten is maart 2021 gestart met een inventarisatie van het programma van eisen.  
De aanbestedingsprocedure voor een nieuwe leverancier heeft als deadline januari 2022 (op schema).
Doel is om einde Q1 2022 de nieuwe techniek en werkwijze te implementeren en in de loop van het jaar te evalueren (op schema).
Eind 2022 wordt een nieuw onderzoek naar telefonische bereikbaarheid uitgevoerd.

Financiën

De middelen voor de technische aanpassingen zijn verantwoord in de lopende begroting.
De inzet van het interne projectteam en de verandering en implementatie van werkwijzen wordt gedaan uit bestaande capaciteit.

Planning

Mijlpalen

Gepland

Status

Besluitvorming

Raadsbesluit

Toelichting

start projectteam

maart 2021

implementatie nieuwe werkwijze

maart 2022

evaluatie en bijsturing nieuwe werkwijze

juni 2022

nieuw onderzoek telefonische bereikbaarheid

november 2022

Communicatie

Uitsluitend interne communicatie vereist. Indien bij implementatie onverhoopt het algemene nummer 14 070 korte tijd niet bereikbaar is, wordt een banner via www.lv.nl geplaatst.
Inwoners ondervinden in principe geen nadeel in de bereikbaarheid van de gemeente gedurende de looptijd van dit project. De telefonie via 14 070 blijft met 98% bereikbaarheid functioneren.

Risicomanagement

N.v.t.

Deze pagina is gebouwd op 02/24/2022 15:42:33 met de export van 02/24/2022 13:10:49