In de verkennende fase is een aantal stappen gezet. De gemeente heeft samen met REB Projects afspraken gemaakt over het opstellen van het ambitiedocument. Daarbij zijn eveneens architectenbureau MVSA Architects en landschapsarchitectenbureau OKRA betrokken. In oktober 2017 zijn de initiatiefnemer, de voorzitter van de Bewonersvereniging De Gaarden en een aantal professionele stakeholders met elkaar in gesprek gegaan. Vanuit de gemeente was een ambtelijke werkgroep aanwezig om de gemeente in de rol als stakeholder te vertegenwoordigen. Op 14 maart 2018 heeft een participatiesessie met buurtbewoners plaatsgevonden en op 26 september 2018 met een aantal ondernemers en woningbouwcorporaties, onder leiding van bureau Beaumont namens de initiatiefnemer. Tevens zijn reizigers via een enquête gevraagd mee te denken over functies in het gebied. Op basis van de input van de stakeholders is een eerste concept ambitiedocument opgesteld. In februari 2019 is gebleken dat het proces zoals tot nu toe is gevolgd onvoldoende heeft opgeleverd wat er verwacht werd. In overleg met REB projects is op 12 februari 2019 een koerswijziging ingezet. De gemeente gaat meer richting geven en mogelijk meer zelf doen. Begin april 2019 is het ambitiedocument afgerond. Op 16 april 2019 heeft het college de intentieovereenkomst vastgesteld. Daarin is afgesproken dat de gemeente een ontwikkelvisie opstelt aan de hand van de opgehaalde ambities en onderzoek doet naar de (financiële) haalbaarheid van de herontwikkeling voor de gemeente. De financiële haalbaarheid van een integrale gebiedsontwikkeling is een uitdaging. Het college heeft eind oktober 2019 besloten dat ze bij een integrale gebiedsontwikkeling in beginsel positief staan tegenover het hanteren van een lagere parkeernorm, met daarbij ook aandacht voor flankerend beleid. Dit wordt nader uitgewerkt in de ontwikkelvisie, ruimtelijk kader, ontwikkelafspraken (AOK) en het bestemmingsplan. Definitief besluit wordt genomen in de planologische procedure. De slagingskans van deze ontwikkeling komt met een lagere parkeernorm meer binnen handbereik. Er is, gebaseerd op het ambitiedocument, een ontwikkelvisie opgesteld. Uitdagingen hierbij zijn de belangen van diverse partijen zoals de gemeente Den Haag, Prorail, NS en TenneT. Op 20 november 2019 is de concept ontwikkelvisie aan omwonenden en stakeholders gepresenteerd. Op 14 januari 2020 heeft het college de ontwikkelvisie vastgesteld. Op 11 februari 2020 heeft bespreking in de Commissie Omgeving plaatsgevonden. De commissie heeft aangegeven behoefte te hebben aan een toelichting op de ontwikkelvisie in een beeldvormende raad alvorens er besluitvorming door de raad plaatsvindt. Door de coronacrisis heeft bespreking in de beeldvormende raad langer geduurd dan gepland. Op 19 mei 2020 is er een presentatie over de ontwikkelvisie in de beeldvormende raad geweest, waarna op 26 mei 2020 behandeling in de commissie Omgeving heeft plaatsgevonden. Op 9 juni 2020 is de ontwikkelvisie vastgesteld. De Raad heeft een motie aangenomen inzake een actief traject van participatie bij de herontwikkeling van Appelgaarde. Met de vaststelling van de Nota van Wijzigingen in november 2020 is er duidelijkheid over de bekostiging van de verkabeling: er is budget beschikbaar gesteld voor onderkabeling van de hoogspanningskabel van het gehele tracé in verstedelijkt gebied, exclusief de één kilometer bij Appelgaarde. Hiervan is het uitgangspunt dat deze financieel wordt meegenomen in de ontwikkelkosten van het project. In maart 2021 zijn aanvullende kostenverhaal- en procesafspraken met de ontwikkelaar gemaakt. In deze afsprakenbrief is ook een gefaseerde ontwikkelstrategie opgenomen. Fase 1 betreft de herontwikkeling van het plot Appelgaarde 2-4, het Stationsplein en een deel van de openbare ruimte. Deze ontwikkeling kan op zichzelf worden gerealiseerd, onafhankelijk van fase 2. Fase 2 heeft betrekking op het P+R-terrein, het toekomstige spoorgebouw en een deel van de openbare ruimte.
Uitgebreide participatie is onderdeel van het traject om te komen tot een ruimtelijk kader. Er is in het participatie plan van aanpak omschreven hoe participatie zal worden ingezet. Doel daarbij is om met input van omwonenden, belanghebbenden en geïnteresseerden de ontwikkelvisie uit te werken in een ruimtelijk kaders. In dat kader hebben er onder meer gesprekken plaatsgevonden met de VvE de Populier, de bewonersvereniging De Gaarden en een aantal professionele stakeholders zoals gemeente Den Haag en NS Vastgoed. De raad is op 29 juni 2021 per raadsbrief nader geïnformeerd over o.a. de fasering van het project, de stand van zaken van de verkabeling en de participatie. Deze raadsbrief is op 26 oktober 2021 besproken in de commissie Omgeving. Op 5 juli 2021 heeft er een online informatiebijeenkomst plaatsgevonden voor omwonenden en betrokkenen. Deze sessie stond voornamelijk in het teken van informeren. Daarnaast zijn via een online tool kansen en aandachtspunten bij de deelnemers opgehaald. Uit reacties en signalen die de gemeente o.a. van de bewonersvereniging en Gaardenbelang heeft ontvangen blijkt dat deze sessie niet op alle punten aan de behoefte voldeed en er de wens van deelnemers is om het gesprek aan te gaan. Voordat er verder wordt gegaan met het participatietraject richting de themabijeenkomsten zijn, als tussenstap, omwonenden en betrokkenen uitgenodigd om op 12 oktober op locatie met de gemeente en de ontwikkelaar in gesprek te gaan over de kansen en aandachtspunten in het gebied. De gemeenteraad heeft in de commissie Omgeving van 26 oktober 2021 een debat gevoerd over het Plan van Aanpak voor de participatie.
Naar aanleiding van deze bespreking is er een motie aangenomen om de eerdere motie inzake participatie (juni 2020) nadere duiding te geven. Naar aanleiding van deze nieuwe motie hebben medio december 2021 gesprekken plaatsgevonden met vertegenwoordigers van de buurt Appelgaarde en flat De Populier om het participatieproces, dat gericht is op het opstellen van het ruimtelijk kader, uit te denken qua inhoud en proces. Op 12 mei 2022 heeft de startbijeenkomst plaatsgevonden voor het vervolg van het participatietraject. Tijdens die bijeenkomst is voornamelijk gesproken over het proces; de thema’s die centraal staan tijdens de themasessies, de aanpak en de planning. Op 23 mei vond de eerste themasessie plaats, over beeldkwaliteit en programma. Op 10 juni hebben omwonenden hun zorgen geuit over het lopende participatieproces en suggesties aangedragen ter verbetering (onder andere meer duidelijkheid over het bouwvolume en het afzien van een aanpak in twee fases). Tijdens de themasessie van 13 juni, over parkeren en verkeersafwikkeling, hebben de bewoners de ruimte gekregen om plenair hun zorgen en ideeën over te brengen en hierover van gedachten te wisselen met de projectorganisatie. Vervolgens is inhoudelijk gesproken over het thema parkeren en verkeersafwikkeling. Op 1 juli heeft de projectwethouder Belt, een bezoek gebracht aan het gebied. Hij is rondgeleid door een drietal actieve bewoners en tijdens het bezoek hebben zij hun zorgen kunnen uiten en wensen en ideeën kunnen delen. Op 6 juli heeft het college ingestemd met het voorstel te kiezen voor een integrale benadering in één fase. Dit besluit is tijdens de participatieavond van 7 juli door wethouder Belt toegelicht en werd met enthousiasme ontvangen door de aanwezigen. Op die avond is ook de afspraak gemaakt dat de projectorganisatie een aantal basisscenario’s gaat uitwerken en een plan van aanpak voor de participatie opstelt, waarvan de conceptversie wordt besproken met een afvaardiging van de bewoners. De inzet is dat de stakeholders en de betrokkenen van de projectorganisatie (REB Projects, gemeente Leidschendam-Voorburg, MVSA Architects en Okra landschapsarchitecten) samen actief aan de slag gaan met het uitwerken van de basisscenario’s. De participatie gaat plaatsvinden in het vierde kwartaal van 2022 en het eerste kwartaal van 2023. Belangrijke thema’s blijven onder meer het te realiseren programma (bouwvolume, functies, woninggrootte, doelgroepen, 30% sociaal), de beeldkwaliteit, parkeren, verkeersontsluiting, openbare ruimte, groen en duurzaamheid. | 
