Projectenboek

De afdeling Stadsbeheer is gehuisvest op 3 locaties. Vanwege de benodigde investeringen voor het regulier onderhoud, de gewenste (wettelijk verplichte) verduurzaming, het gewijzigde werkpakket en de huidige inefficiënte inrichting van de locaties hebben we gekeken naar een mogelijke herhuisvesting van de buitendienst afdeling Stadsbeheer (SB).

Twee locaties zijn eigendom van de gemeente: Einddorpstraat 18 (ES18) en Veurse Achterweg 14 (VA14). De derde locatie, gelegen aan de Nieuwstraat 2 (NS2) is gehuurd. Met de herstructurering van de huisvesting willen we het volgende bereiken:

• Creëren van huisvesting die een (kosten) efficiënt functioneren van de afdeling SB faciliteert
• Creëren van huisvesting die met betrekking tot duurzaamheid, comfort, functionaliteit en veiligheid voldoet aan eigentijdse eisen en ambities

Aan de hand van de haalbaarheidsstudie is gekozen voor nieuwbouw aan de Veurse Achterweg 14.

• De projectleiding is overgedragen aan een nieuwe projectleider die de nieuwbouw realiseert.
• Er is een interne werkgroep met medewerkers van de gemeente opgericht. Deze groep bespreekt maandelijks met de projectleider de vorderingen van de voorbereiding tot nieuwbouw.
• Gestart zijn onderzoeken in het kader van de Wet Natuurbescherming (voorheen: flora en fauna onderzoek), een bodemonderzoek en asbestonderzoek. Opgestart wordt een archeologisch onderzoek en een technisch bodemonderzoek. Vooralsnog vormen de (tussen-)resultaten van de uitgevoerde en lopende onderzoeken geen aanleiding tot enig extra of verhoogd risico en is er vanuit lopende onderzoeken geen extra reden tot zorg of vertraging.
• De Antea Groep is gestart met het opstellen van het ruimtelijke en functioneel programma van eisen.

De indexeringen voor 2023 en 2024 zijn inmiddels verwerkt in bovenstaand beschikbaar krediet. De forse stijging die het gevolg is van de indexering is het gevolg van forse kostenstijgingen in bouwkosten, loonkosten en materialen.

Momenteel lopen de voorbereidende onderzoeken (bodem, archeologie, wet natuurbescherming, etc.). Om goed te kunnen sturen op voor het project belangrijke factoren, zoals beschikbare budget, bruikbaarheid en veiligheid van het ontwerp, duurzaamheid, circulariteit en de inpassing van kunst, is gekozen voor een traditionele aanbestedingsprocedure (EU, niet openbaar, met voorselectie). Het doel is om een vijftal architecten een schetsontwerp te laten maken dat binnen het bouwbudget moet liggen. Een onafhankelijk bureau berekent aan de hand van schetsontwerpen de bouwkosten door. Op deze manier kunnen ook de kosten van het ontwerp worden afgezet tegen het opgegeven plafondbedrag en de exploitatiekosten in de meerjarenbegroting. Indien het aanbestedingsresultaat hiertoe aanleiding geeft, informeren wij de gemeenteraad hierover.

Q2-2024

H2-2024

Q4 - 2024

Q1- 2025

Q2-2025 – Q2-2026

Het project is een jaar doorgeschoven als gevolg van een geactualiseerde/realistische planning.

Het communicatieplan is in ontwikkeling en afhankelijk van de processtappen.

Als risico’s worden gezien:

1. Dat er te snel met aanbesteden wordt gestart (een goede uitwerking/voorbereiding is een  belangrijke randvoorwaarde, evenals goede communicatie intern en extern, gedegen uitwerking van gewenste/noodzakelijke bedrijfsprocessen, benodigde organisatorische aanpassingen, etc.).
2. Dat we niet op tijd kunnen beschikken over een voldoende zware nutsaansluitingen.
3. Dat we niet tijdig kunnen starten vanwege uitkomsten vooronderzoeken, vooral wet Natuurbescherming.
4. Dat we bezwaren krijgen op nog te verlenen vergunningen.
5. Dat het beschikbaar gestelde bouwbudget onvoldoende is voor de realisatie van de nieuwbouw.

De volgende beheersmaatregelen zijn genomen:

1. Aanbestedingstraject wordt aangepast zodat er ruimte komt voor betere voorselectie en beoordeling. In de aanbesteding worden projectkaders (w.o. beschikbaar budget en bouwtijd) meegegeven
2. Betere uitwerking (voorwerk) t.a.v. gewenste/noodzakelijke bedrijfsprocessen, organisatorische aanpassingen, aanscherpen van PvE, et cetera
3. Opstarten van gesprekken met stakeholders en personeel
4. Met omwonenden worden gesprekken gevoerd (informatieavond voorzien eind 2023) om vooraf in te kunnen spelen op mogelijke bezwaren op te verlenen vergunningen
5. Vooronderzoek naar benodigd energieverbruik en gesprekken met nutsleveranciers opgestart
6. VTH wordt aangehaakt en maakt overzicht van alle indieningsvereisten voor een omgevingsvergunning. Op basis hiervan alle benodigde onderzoeken tijdig opstarten
7. Kostencalculatie laten opstellen van 5 schetsontwerpen voor meer zicht en grip op bouw- en investeringskosten. De uitkomsten van deze berekening wegen we mee met de gunning van de ontwerpopdracht aan de winnende architect. Indien blijkt dat het budgetplafond door alle inschrijvers wordt overschreden, zullen we nagaan of het Programma van Eisen aangepast kan worden om alsnog binnen het beschikbare project vervolgstappen te kunnen zetten.